Une amie m’a avoué avoir arrêté une collaboration avec l’un de ses clients car elle ne supportait pas le ton qu’il employait dans ses mails. Ma première réaction a été : « Elle y va un peu fort non ? »
Et puis j’ai réfléchi…
Aujourd'hui que la communication passe en grande partie par la messagerie électronique, le risque est de ne pas parvenir à créer ou à maintenir le contact avec nos interlocuteurs. Comme par définition notre temps est compté - le mail n’est-il pas censé nous faire gagner du temps par rapport à un coup de fil ? - on va droit au but lorsqu’on écrit… en oubliant que l’e-mail va être lu par un être humain, qui lui a soif d’égards. Notre paresse relationnelle risque de nous faire perdre bien davantage que les quelques minutes économisées dans notre rédaction rapide.
Les « salamalecs » que l’on se fait en face à face ou au téléphone, ont pour objectif de témoigner à l’autre une reconnaissance simple, « vous êtes humain, je suis humain ». Alors, lorsque vous écrivez un e-mail, sans forcément en rajouter des tartines, essayez de transmettre la considération et la chaleur que vous mettriez dans une conversation orale.
Cela pourrait donner :
- En tête de mail, ne pas oublier de dire « bonjour » ou « cher », suivi du Madame / Monsieur ou du prénom ;
- Dans le corps du mail, varier les signes de ponctuation : quelques « … » ou « ! » marquent une intonation et une accentuation tonique, tandis que l’usage du seul point certes plus sobre, résonne de manière sèche et monocorde. Votre interlocuteur a besoin de sentir votre sourire, votre enthousiasme, vos doutes si vous en avez, bref, une connivence ;
- Sus aux abréviations : écrire les mots en toutes lettres : la courtoisie consiste aussi à offrir un texte fluide et rédigé en bon français ;
- En fin de mail, choisir une formule de salutation qui vous ressemble et convient à la situation : bien à vous, bien à toi, amitiés, je t’embrasse, cordialement, les possibilités sont nombreuses…
N’insérez pas cette salutation dans votre signature automatique mais adaptez-la à votre interlocuteur : si elle semble automatisée, elle perd son côté humain.
- En revanche, le système d’insertion automatique de signature est bien utile, avec le rappel de vos coordonnées téléphoniques / mail / physiques et l’adresse de votre site internet si vous en avez un (toujours pratique pour que les gens se rappellent de ce que vous faites). Vous facilitez ainsi la tâche à votre interlocuteur le jour où il a besoin de vous joindre rapidement ;
- Enfin, SE RELIRE en portant une attention particulière à l’orthographe : pour certains de vos lecteurs, une orthographe et une grammaire défectueuses sont rédhibitoires. Tout le monde laisse des fautes ; mais si votre interlocuteur est chatouilleux sur l’orthographe, il distinguera l’erreur d’inattention (avoir oublié un « s » à un mot au pluriel) de l’horrible faute d’accord sur les participes passés (j’ai parler la première). Bon, dites-vous qu’une ou deux fautes ça passe… Au delà, cela marque ! Et si vous n’êtes pas un as de l’orthographe, faites-vous relire pour les mails importants.
Ces égards vous demanderont quelques minutes supplémentaires dans un premier temps, puis seront rapidement intégrés dans vos bonnes habitudes et bientôt vous n’y penserez même plus. Vos interlocuteurs auront davantage envie de vous répondre et d’aller dans votre sens.
Dans cette rubrique, je mets en ligne des articles de la newsletter Plume&Cie destinés à réfléchir sur "comment donner de l'âme à nos écrits professionnels ?". L'original de cet article est paru en mars 2008. Si vous souhaitez vous inscrire à la newsletter Plume&Cie (qui parait tous les 6 mois), vous pouvez me l'indiquer dans les commentaires.
